Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                         1. Основні організаційні заходи.

У 2018 році архівним відділом Білоцерківської міської ради підготовлено і внесено в установленому порядку 1 проект рішення міської ради.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 3989 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - всього перевірено 1 установу списку № 1 – джерел формування НАФ, які зберігають 100 од.зб..

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

- 1 нарада - семінар з питань організації і вдосконалення роботи служб        діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у нараді - семінарі – 9 чол.;

Взято участь у 4-х нарадах, що проводились іншими установами.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 23 консультації працівникам діловодних служб і архівних підрозділів підприємств, установ і організацій з питань архівної справи та діловодства.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2018 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано 2 металевих стелажі ( 42 пог.м.), канцтовари тощо.

                          2. Забезпечення збереженості та державний облік

                               документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2018 року проведено такі заходи:

- наказом начальника архівного відділу призначена особа, відповідальна за      пожежну безпеку в архівному відділі;

- порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

- протягом року приватним підприємством «Фірма «ЕФ-ЕС МОНІТОРИНГ» проведено 2 перевіряння технічного стану системи ПС зі спрацюванням пожежних сповіщувачів;

- згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань пожежної безпеки в архівному відділі на 2018 рік, проведено 2 інструктажі.

Щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій переукладнений договір  на централізовану охорону приміщення архівного відділу на 2018 рік з приватним підприємством «Техно-Кобальт».

В архівному відділі станом на 01.01.2019 зберігається 29158 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 504 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2018 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 271 справа.

* Закартановано 711 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 3989 од. зб. ( 3 фонди).

* Знепилено картонажів, стелажів  504 пог.м.

* Складено 3 аркуша та 3 акта перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 70   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 711 справ.

* Зашифровано 711 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 711 справ.

* Внесено 7 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 7 справ фондів.

* Внесено доповнення в 7 карток фонду – здійснено 7 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2019 на 7 фондів.

* Перескладено 2 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                       3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                              до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2018 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 95 карток , перевірено 27 од.зб..

                       4. Формування Національного архівного фонду.

                     Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                      документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                                               установ і організацій.

Протягом 2018 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ у 2018 році на постійне зберігання прийнято 7 частин фондів, 711 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 271 справи, погоджено: описи документів з особового складу на 875 справ, 8 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного відділу на 8 засіданнях схвалено:

* 8 номенклатур справ установ списку № 1, 3 номенклатури справ списку № 2;

* 2 положення про експертну комісію, 2 положення про архівний підрозділ;

* 8 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 271 од.зб;

* 8 описів справ з кадрових питань (особового складу) установ списку №1 на 875 од.зб.; 3 описи справ списку № 2 на 104 од.зб;

* 6 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до                                Національного  архівного фонду установ списку № 1;

* 6 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до                                Національного архівного фонду установ списку № 2;

Протягом  року здійснено 4 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 4 контрольних перевірки. Складено 4 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 4 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 23 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2019 кількість установ – джерел формування НАФ становить 64, з них джерел комплектування архівного відділу – 38.

                                  5.  Використання інформації документів

                                        Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 192 запити. Виконано 152 запити. На особистому прийомі розглянуто 185 звернень громадян.

Всього виконано 187 тематичних запитів, з них 148 – із позитивним результатом, 81- на платній основі, а саме:

- про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію об’єктів житла та інших об'єктів;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;

- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права

  землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру -5, у тому числі 4 із позитивним результатом та 1- з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

У 2018 році читальний зал архівного відділу відвідали 3 користувача. В користування користувачам було видано 76 справ 3-х архівних фондів.

Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- Дослідження матеріалів архівного відділу з історії м. Біла Церква за період з 1944 року по 2011 рік;

- Дослідження матеріалів архівного відділу з  історії економічного розвитку Білої Церкви у роки післявоєнної відбудови у 1945-1950 роках; 

- Історія походження, присвоєння назв та перейменування вулиць міста Біла Церква;

- Дослідження родової лінії;

- Виявлення відомостей щодо середньорічної кількості студентів Технолого-економічного коледжу Білоцерківського національного аграрного університету за 1995-2006 роки; виявлення відомостей щодо деяких випускників коледжу за 1957-1987 роки; 

З 19 червня по 30 червня 2018 року у приміщенні Білоцерківського краєзнавчого музею перебував новий виставковий проект Державного архіву Київської області « 1917-1921: український вимір», присвячений 100-річчю Української революції. 

20 серпня 2018 року у зв'язку із відзначенням 27-ї річниці незалежності України та з нагоди 100-річчя відродження української державності на веб-сайті Білоцерківської міської ради була розміщена on-Line виставка «Українська державність: Відродження. 100 років» (розміщено 13 документів).

12 листопада 2018 року до 85-тих роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні на веб-сайті Білоцерківської міської ради була розміщена on-Line виставка «Україна пам'ятає - світ визнає!» (розміщено 6 документів).

У 2018 році архівний відділ підготував 2 документальних виставки по сторінках газети «Ленінський шлях», «Замкова гора» до знаменних та пам'ятних подій, які експонувалися в холі архівного відділу.

Начальник архівного відділу                                                                    

Н.В. Ніканорова