Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2015 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                                1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2015 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 1814 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - 20 од.зб..

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  1 семінар-нараду з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у семінарі-нараді – 14 чол.;

 Взято участь у 6-ти нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2015 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку,  проводилось технічне обслуговування (діагностування) 6-ти вогнегасників, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано другий комп'ютер.

                                2. Забезпечення збереженості та державний облік

                                     документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2014 року проведено такі заходи:

- наказом начальника архівного відділу від 05.01.2015 року № 1 призначена особа, відповідальна за пожежну безпеку в архівному відділі;

- порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

- згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань пожежної безпеки в архівному відділі на 2015 рік, проведено 2 інструктажі: 12.05.2015 р. та 09.10.2015 р.;

- в травні 2015 року проведено технічне обслуговування (діагностування) 6-ти вогнегасників (тип ВВК-2,0).

          Щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій заключений договір  на централізовану охорону приміщення архівного відділу на 2015 рік з приватним підприємством «Техно-Кобальт».

В архівному відділі станом на 01.01.2015 зберігається 27739 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 441 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2015 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 526 справ.

* Закартановано 303 справи.

* Перевірено наявність та фізичний стан 1814 од. зб. ( 3 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  441 пог.м.

* Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 70   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 303 справи.

* Зашифровано 303 справи постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 303 справи.

* Внесено 10 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 10справ фондів.

* Внесено доповнення в 10 карток фонду – здійснено 10 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 10 фондів.

* Перескладено 2 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                                  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                                      до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2015 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 133 картки , перевірено 28 од.зб..

                                 4. Формування Національного архівного фонду.

                                     Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                                     документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                                     установ і організацій.

         Протягом 2015 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

         В архівний відділ у 2015 році на постійне зберігання прийнято 10 частин фондів, 303 справи управлінської документації постійного зберігання.

         На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 526 справ, погоджено: описи документів з особового складу на 1595 справ, 15 номенклатур справ.

        Експертною комісією архівного відділу на 10 засіданнях схвалено:

         * 15 номенклатури справ установ списку № 1;

         * 6 положень про експертну комісію,7 положень про архівний підрозділ;

         * 12 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 526 од.зб;

         * 12 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 1595 од. зб.;

         * 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного   

            архівного фонду установ списку № 1;

         * 2 інструкцій з діловодства.

Протягом  року надавалась методично-практична допомога 15 установам списку № 1. На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 26 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2016 кількість установ – джерел формування НАФ становить 125, з них джерел комплектування архівного відділу – 37.

                                        5.  Використання інформації документів

                                             Національного архівного фонду.

         Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

        Протягом року надійшло 141 запит. Виконано 141 запит. На особистому прийомі розглянуто 141 звернень громадян.

        Всього виконано 135 тематичних запитів, з них 135– з позитивним результатом, 135 на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових   

   будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію 

  об’єктів житла та соцкультпобуту;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які

  приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права

  землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

        Всього виконано запитів соціально-правового характеру - 6 , у тому числі 6 із позитивним результатом та 3 – з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

       У 2015 році читальний зал архівного відділу відвідали 4 користувачі. В користування користувачам було видано 22 справи   2-х архівних фондів.

       Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- Дослідження післявоєнної діяльності педагогічних закладів м. Біла Церква у 1944-1960

  роках;

- Історія походження, присвоєння назв та перейменування вулиць міста Біла Церква;

- Відомості про пам’ятники Великої Вітчизняної війни, які були перенесені до парку Слави;

- Виявлення відомостей щодо реабілітації мешканців м. Біла Церква у публікаціях в газеті «Ленінський шлях» за 1953-1960 роки.

У 2015 році була проведена 1 оглядова екскурсія «Історія архівного відділу. Основні положення роботи архівних установ. Користування документами архіву» для студентів  2-го курсу  Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну.

По сторінках газети «Ленінський шлях» було підготовлено 3 виставки до знаменних подій: до 71-ої річниці визволення м. Біла Церква від німецько-фашистських загарбників, до 29-ої річниці аварії на Чорнобильській АЕС, до 29-ої річниці Незалежності України, які експонувалися в холі архівного відділу.

Начальник архівного відділу                                                                       Н.В.Ніканорова