1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2012 році не було.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» 6 установ списку    № 1 –джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  1 нараду на тему:  «Розроблення  в установах власних Інструкцій з діловодства відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» , затвердженою Постановою Кабінету Міністрів  Україні від 30.11.2011 № 1242. Взято участь – 23 чол.;

- 1 семінар на тему:  «Складання номенклатур справ установ, підприємств, організацій на 2013 рік  відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.  Взято участь – 25 чол.;

Взято участь у 6-ти нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2012 році придбано 80 архівних коробок, канцтовари, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації, послуг зв’язку, за забезпечення функціонування  веб-сайту архівного відділу Білоцерківської міської ради на сайті «Електронна мережа архівів Київщини».

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Білоцерківської міської ради на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного відділу Білоцерківської міської ради на випадок пожежі.

В архівному відділі станом на 01.01.2013 зберігається 26302 од. зб. постійного зберігання та 1085 од. зб. з особового складу 22 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 441 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 74 %.

В архівному відділі у 2012 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 794 справи.

* Закартановано 590 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 3643 од. зб. ( 8 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  441 пог.м.

* Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 70    

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 590 справ.

* Зашифровано 590 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 590 справ.

* Внесено 12 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 12 справ фондів.

* Внесено доповнення в 12 карток фонду – здійснено 12 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 12 фондів.

* Перескладено 14 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2012 році продовжувалась робота щодо удосконалення описів по фонду № 1 Білоцерківська міська Рада депутатів трудящих та її виконавчий комітет за 1983-1984 роки. Перероблено описів  на 92 од. зб.

 Каталогізація проводилась по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 130 карток , перевірено 35 од.зб.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ у 2012 році на постійне зберігання прийнято 12 частин фондів, 590 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 794 справи, погоджено: описи документів з особового складу на 1158 справ, 10 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного відділу на 9 засіданнях схвалено:

* 10 номенклатури справ установ списку № 1, 10 номенклатур справ списку № 2;

* 3 положення про експертну комісію,12 положень про архівний підрозділ;

* 14 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1;

* 14 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 1158 од. зб.;

* 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного 
         фонду установ списку № 1;

* 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного 
         фонду установ списку № 2;

*  6 інструкцій з діловодства.

Протягом  року здійснено 6 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 3 контрольних перевірки. Складено 6 актів про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 3 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 25 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

 Станом на 01.01.2013 кількість установ – джерел формування НАФ становить 131, з них джерел комплектування архівного відділу – 40.

5.   Використання інформації документів Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 307 запитів. Виконано 307 запитів. На особистому прийомі розглянуто 158 звернень громадян.

Всього виконано 225 тематичних запитів, з них 225 – з позитивним результатом, 122 на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію  об’єктів житла та соцкультпобуту;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру -82, у тому числі 72 із позитивним результатом та 8 – з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

У 2012 році читальний зал архівного відділу відвідали 4 користувача. В користування користувачам було видано 106 справ  5 архівних фондів.

Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- наукові дослідження персоналії зі шпальт газети «Ленінський шлях» за 1965 рік;

- виявлення інформації по документах архіву стосовно всіх фотоательє, які знаходились в   

  місті Біла Церква;

- виявлення інформації  по документах архіву з питань вивчення історії  друкованих видань міста Біла Церква;

- створення матеріалів до Білоцерківського біографічного словника та дослідження історії міста Біла Церква в післявоєнні роки.

У 2012 році була проведена 1 оглядова екскурсія «Історія архівного відділу. Забезпечення збереженості документів та використання архівної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних і фізичних осіб» для студентів  1 курсу  Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну.

В місцевій газеті «Главная» було опубліковано  статтю «Архивный отдел – главное хранилище документов  Белой Церкви».

В малому залі Білоцерківської міської ради була проведена прес-конференція з представниками місцевих ЗМІ, інформація про яку опублікована в газеті «Громадська думка» під назвою  «Орієнтир на доступність».

Начальник архівного відділу                                                                                Н.В.Ніканорова