|
Архівний відділ Білоцерківської міської ради Київської області |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2022 рік Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2022 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.
1. Основні організаційні заходи.
Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2022 році не було. Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 3391 од. зб.. На виконання розпорядження міського голови від 28 лютого 2022 року № 106-к «Про тимчасове обмеження в роботі структурних підрозділів Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, комунальних підприємств, установ, організацій та закладів Білоцерківської міської ради, крім закладів охорони здоров'я» було обмежено відвідування працівниками своїх робочих місць шляхом оформлення відпустки без збереження заробітної плати з 01 березня 2022 року по 15 березня 2022 року. Було припинено особистий прийом громадян. Робота проводилась в телефонному режимі, онлайн режимі, у вигляді письмових та електронних звернень, за виключенням ситуацій, що потребують невідкладного вирішення. На виконання рішення виконавчого комітету Білоцерківської міської ради від 12 березня 2022 року № 141 «Про деякі питання оплати праці» та розпорядження міського голови від 15 березня 2022 року № 118-к «Про організацію роботи під час воєнного стану» в архівному відділі Білоцерківської міської ради з 15 березня 2022 року було встановлено початок простою (зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами) працівникам архівного відділу Білоцерківської міської ради. З 16 червня 2022 року працівники архівного відділу приступили до виконання своїх обов'язків, але це вплинуло на повноту реалізації покладених на архівний відділ завдань.
2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.
У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання. Щодо посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель архівним відділом проведено наступні заходи: - переукладений договір на 2023 рік про надання послуг на централізовану охорону з Комунальним підприємством Білоцерківської міської ради «Муніципальна варта»; - проведено технічне обслуговування (діагностування) 3-х наявних вогнегасників (тип ВВК-2,0) та придбано 3 нових вогнегасника (тип ВВК-2,0); - наказом начальника архівного відділу від 04.01.2022 № 1 призначена особа, відповідальна за пожежну безпеку в архівному відділі; - згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань пожежної безпеки в архівному відділі на 2022 рік проведено 3 інструктажі: 04.03.2022 р.; 14.07.2022 р.; 07.10.2022 р.; - температурно-вологісний режим зберігання архівних документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря два рази на тиждень, які фіксуються у спеціальному реєстраційному журналі. Зроблено 78 записів. В архівному відділі станом на 01.01.2023 зберігається 30738 од.зб. постійного зберігання. Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 504 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %. В архівному відділі у 2022 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів: * Підшито 367 справ. * Закартановано 179 справ. * Перевірено наявність та фізичний стан 3391од. зб. ( 6 фондів). * Знепилено картонажів, стелажів 504 пог.м. * Складено 6 аркуша та 6 акта перевіряння наявності та стану справ фондів. * З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено70 коробок з документами. * Проставлено штампи для шифрування на 179 справ. * Зашифровано 179 справ постійного зберігання. * Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 281 справу. * Внесено 3 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання. * Внесено доповнення в 3 справи фондів. * Внесено доповнення в 3 картки фонду – здійснено 3 записи. * Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2023 на 3 фонди. * Перескладено 3 постелажних покажчика. * Оцифровано 7 описів управлінської документації на документи Національного архівного фонду. * Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.
3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
В архівному відділі у 2022 році проводилась каталогізація по фонду № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 25 карток , перевірено 12 од. зб..
4. Формування Національного архівного фонду. Експертиз цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
На виконання листа Державної архівної служби України від 03.04.2022 № 1339/2.01-24/0 «Про ініціативне документування подій, фактів та формування архівних колекцій в умовах воєнного або надзвичайного стану», з метою формування «Колекції документів російсько-української війни на території міста Біла Церква Київської області» було здійснене копіювання текстових документів, цифрових відео документів, цифрових фотодокументів, розміщених на: - офіційній сторінці в Facebook Білоцерківської міської територіальної громади «Прес-служба Білоцерківської міської територіальної громади» (https://www.facebook.com/officalpageBilaTserkva/); - особистому профілі в Facebook міського голови Геннадія Дикого (https://www.facebook.com/dykyi.ga); - особистому профілі в Facebook депутата Білоцерківської міської ради Миколи Гопайнича (https://www.facebook.com/mukola.gopajnuch); - Telegram-каналі «Білоцерківська міська територіальна громада» (https://t.me/bmrada); - Telegram-каналі «Біла Церква – Без табу» (https://t.me/BilaTserkvaBT); - Telegram-каналі «Олексій Кулеба ǀ Голова Київської обласної військової адміністрації» (https://t.me/s/OleksiyKuleba). За підсумками проведеної роботи та експертизи цінності документів було складено: - опис № 1 справ постійного зберігання за 2022 рік, в кількості 3 од. зб.; - опис № 2 цифрових відео документів постійного зберігання за 2022 рік, в кількості 118 од. зб. (відеофайлів); - опис № 3 цифрових фотодокументів постійного зберігання за 2022 рік, в кількості 177 од. зб. (фотофайлів). Щодо збору спогадів очевидців подій російсько-української війни на території міста Біла Церква Київської області, працівниками архівного відділу Білоцерківської міської ради проводиться робота шляхом опитування громадян та збору письмових свідчень, копіюванням цифрових відедокументів з YouTube-каналу «Еспресо Біла Церква» (https://www.youtube.com/c/espresobc). Станом на 01 грудня 2022 року зібрано: - письмових свідчень від громадян – 5; - цифрових відео документів – 5. Протягом 2022 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ. В архівний відділ у 2022 році на постійне зберігання прийнято 3 частини фондів, 179 справ управлінської документації постійного зберігання. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 367 справ, погоджено: описи документів з кадрових питань (особового складу) на 19 справ, 8 номенклатур справ. Експертною комісією архівного відділу на 5 засіданнях схвалено: * 3 номенклатури справ установ списку № 1, 2 номенклатури справ списку № 2; * 8 положень про експертну комісію, 8 положень про архівний підрозділ; * 4 описи № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 367 од. зб; * 2 описи справ з кадрових питань (особового складу) установ списку № 1 на 19 од.зб.; * 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду установ списку № 1 на 4281 од.зб.;
На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 7 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів підприємств, установ і організацій з таких питань: - основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»; - розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення до ЕК архівного відділу; - питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи; - розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення до ЕК архівного відділу; - питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи; - вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; - впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003; - терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі; - розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення до ЕК архівного відділу. Станом на 01.01.2023 кількість установ – джерел формування НАФ становить 59, з них джерел комплектування архівного відділу – 36.
5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.
Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру. Протягом року надійшло 85 запитів. Виконано 77 запитів. На особистому прийомі розглянуто 70 звернень громадян. Всього виконано 31 тематичний запит, з них 26 – із позитивним результатом; майнових запитів - 50 , з них 47 з позитивним результатом. Тематика запитів: - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств; - про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію об’єктів житла та інших об'єктів; - про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями; - про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;
землекористування; - про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць; - про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів; - виготовлення копій відповідних рішень виконкому. Всього виконано запитів соціально-правового характеру - 4, у тому числі 4 із позитивним результатом. Переважали запити соціально-правового характеру про відрядження до ЧАЕС у 1986-1987 роках; копії штатних розписів працівників підприємств, про встановлення опіки та піклування над окремими громадянами міста. Підготовлена онлайн виставка архівних документів до річниці визволення м. Біла Церква від німецько-фашистських загарбників «Архівні документи свідчать: Діяльність Виконавчого комітету Білоцерківської міської Ради народних депутатів з лютого 1944 року» (36 документів), яка буде поповнюватися щомісяця.
Начальник архівного відділу Білоцерківської міської ради Наталія НІКАНОРОВА |