Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2021 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                       1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2021 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2021 рік, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 3214 од. зб. 7-ми фондів.

       З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

       -  1 нарада - семінар з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів; щодо порядку заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства та подання його до архівного відділу Білоцерківської міської ради Взято участь у нарадах - семінарах – 11 чол.;

       Взято участь у 1 нараді, що проводились іншими установами.

       В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2021 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано канцтовари та 100 архівних коробок.

                             2. Забезпечення збереженості та державний облік

                                 документів Національного архівного фонду.

       У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

        Щодо посилення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій. в архівному відділі проведені таки заходи:

       - переукладений договір на 2022 рік про надання послуг на централізовану охорону з Комунальним підприємством Білоцерківської міської ради «Муніципальна варта»;

        - складено кошторис на капітальний ремонт пожежної сигналізації в приміщеннях архівного відділу, який заплановано провести  у 2022 році;

       - проведено технічне обслуговування (діагностування) 6-ти наявних вогнегасників (тип ВВК-2,0);

       - наказом начальника архівного відділу від 02.01.2018 № 1 призначена особа, відповідальна за пожежну безпеку в архівному відділі;

       - порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

       - згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань  пожежної безпеки в архівному відділі на 2021 рік проведено 3 інструктажі: 04.03.2021 р.; 14.07.2021 р.; 08.10.2021 р.;

       - температурно-вологісний режим зберігання архівних документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря, які фіксуються у журналі реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання документів. За 2021 рік зроблено 98 записів.

В архівному відділі станом на 01 січня 2022 року зберігається 30559 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 504 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2021 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 377 справ.

* Закартановано 372 справи.

* Перевірено наявність та фізичний стан 3214 од. зб. ( 7 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  504 пог.м.

* Складено 7 аркушів та 7 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 80   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 372 справи.

* Зашифровано 372 справи постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 372 справи.

* Внесено 9 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 9 справ фондів.

* Внесено доповнення в 9 карток фонду – здійснено 9 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2021 на 9 

  фондів.

* Перескладено 5 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                            3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                                  до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2021 році проводилась робота по переведенню в електронний вигляд описів, карток по ф. № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. За 2021 рік переведено в електронний вигляд 59 карток по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет та 5 описів, 2012 од. зб. по 5-ти фондах. Проводилась робота по оцифруванню описів справ на документи Національного архівного фонду. У 2021 році оцифровано 35 описів.

                            4. Формування Національного архівного фонду.

                               Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                               документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                               установ і організацій.

         Протягом 2021 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

         В архівний відділ у 2021 році на постійне зберігання прийнято 9 частин фондів, 372 справи управлінської документації постійного зберігання.

         На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті розгляду схвалено описи на управлінську документацію на 377 справ, погоджено: описи документів з кадрових питань (особового складу) на 1402 справи, 6 номенклатур справ.

        Експертною комісією архівного відділу на 8 засіданнях схвалено:

         * 4 номенклатури справ установ списку № 1, 2 номенклатури справ списку 

            № 2;

         * 2 положення про експертну комісію, 2 положення про архівний підрозділ;

         * 10 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 377 од. 

            зб;

         * 10 описів справ з кадрових питань (особового складу) установ списку № 1

           на 1402 од.зб.;

         * 2 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до 

            Національного архівного фонду установ списку № 1 на 5573 од. зб.;

         *  2 інструкції з діловодства.

        Протягом  року здійснено 3 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 3 контрольних перевірки. Складено 3 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 3 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 22 консультації працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних   підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2022 кількість установ – джерел формування НАФ становить 59, з них джерел комплектування архівного відділу – 36.

                                        5.  Використання інформації документів

                                             Національного архівного фонду.

         Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

        Протягом року надійшло 181 запит, з них :

- прийнятих на особистому прийомі - 162;

Виконано запитів:

- тематичних- 79, з позитивним результатом - 68;

- майнових - 72, з позитивним результатом - 61;

- соціально-правового характеру - 11, з позитивним результатом - 11.

       Тематика тематичних запитів, що переважала у звітному році:

- про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, 

  житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в

  експлуатацію об’єктів житла та інших об'єктів;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і

  організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної

  власності, які

  приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права

  землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

    Тематика соціально-правових запитів, що переважала у звітному році: 

 -  про відрядження на ЧАЕС;

 -  про обрання депутатом Білоцерківської міської ради;

 -  про встановлення опіки, піклування та усиновлення.

       У 2021 році читальний зал архівного відділу відвідали 3 користувача. В користування користувачам було видано 336 справ одного архівного фонду.

       Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- дослідження матеріалів архівного відділу з історії м. Біла Церква за період з 1944 року по 2013 рік.

       Найбільш запитувана тематика досліджень -  матеріали архівного відділу з історії міста Біла Церква за період з 1944 року по 2000 рік.

      У 2021 році архівний відділ підготував 1 документальну виставку по сторінках газети «Ленінський шлях», «Замкова гора» до знаменних та пам'ятних подій, які експонувалися в холі архівного відділу.

      Тематика виставок:

- «Дзвони пам'яті»: річниця Чорнобильської трагедії (по сторінках газети «Ленінський шлях» за 1986 рік) – 8 документів;

- «Незалежність України і Біла Церква: від минулого до сьогодення» (по документах фонду № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет за 1991-1997 роки; по сторінках газети «Ленінський шлях», «Замкова гора» за 1991-2009 роки) – 23 документа.           

      Підготовлено та розміщено на офіційному веб-сайті Білоцерківської міської ради та сайті архівного відділу онлайн-виставки:

-  «Конституція України – 25. Хронологія та архівна хроніка» - виставковий проєкт, підготовлений Державною архівною службою України, де представлені документи центральних державних архівних установ України з нагоди відзначення 25-ї річниці Конституції України;

-  «Україна незалежна: діалектика розвитку», підготовлена Державним архівом Київської області до 30-ї річниці Незалежності України;

-  «Біла Церква під час становлення Української держави: історія в архівних документах»;

-  «Інформаційні матеріали Українського інституту національної пам'яті до 88-х роковин Голодомору 1932-1933 років і масових штучних голодів 1921-1923 і 1946-1947 років» та макети для вільного використання, підготовлені Українським інститутом національної пам'яті.

Начальник архівного відділу

Білоцерківської міської ради                                            Наталія НІКАНОРОВА