Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2016 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                       1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2016 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 3266 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - всього перевірено 1 установу списку

№ 1 – джерел формування НАФ, які зберігають 122 од.зб..

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  1 семінар-нараду з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у семінарі-нараді – 12 чол.;

 Взято участь у 4-х нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2016 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано 85 архівних коробок та канцтовари, передбачено кошти на обслуговування та забезпечення функціонування  веб-сайту архівного відділу Білоцерківської міської ради на сайті «Електронна мережа архівів Київщини».

                          2. Забезпечення збереженості та державний облік

                               документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2016 року проведено такі заходи:

- наказом начальника архівного відділу призначена особа, відповідальна за         пожежну безпеку в архівному відділі;

- порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

- протягом року приватним підприємством «Фірма «ЕФ-ЕС МОНІТОРИНГ» проведено 5  перевірянь технічного стану системи ПС зі спрацюванням пожежних сповіщувачів;

- згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань пожежної безпеки в архівному відділі на 2016 рік, проведено 2 інструктажі;

Щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій переукладнений договір  на централізовану охорону приміщення архівного відділу на 2016 рік з приватним підприємством «Техно-Кобальт».

В архівному відділі станом на 01.01.2017 зберігається 28148 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 462 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2016 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 442 справи.

* Закартановано 409 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 3266 од. зб. ( 4 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  462 пог.м.

* Складено 4 аркуша та 4 акта перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено70   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 409 справ.

* Зашифровано 409 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 409 справ.

* Внесено 11 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 11 справ фондів.

* Внесено доповнення в 11 карток фонду – здійснено 11 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2017 на 11     фондів.

* Перескладено 3 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                        3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                            до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2016 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 98 карток , перевірено 25 од.зб..

                        4. Формування Національного архівного фонду.

                   Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                    документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                                           установ і організацій.

Протягом 2016 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ у 2016 році на постійне зберігання прийнято 11 частин фондів, 409 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 442 справи, погоджено: описи документів з особового складу на 745 справ, 15 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного відділу на 10 засіданнях схвалено:

         * 12 номенклатур справ установ списку № 1, 3 номенклатури справ списку

            №2;

         * 2 положення про експертну комісію, 2 положення про архівний підрозділ;

         * 14 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 442                     од.зб;

         * 14 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 745 од. зб.;

         * 6 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до                               Національного архівного фонду установ списку № 1;

        *  3 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до                               Національного архівного фонду установ списку № 2;

Протягом  року здійснено 5 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 4 контрольних перевірки. Складено 5 довідок про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 4 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 28 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2017 кількість установ – джерел формування НАФ становить 122, з них джерел комплектування архівного відділу – 36.

                               5.  Використання інформації документів

                                     Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 170 запит. Виконано 158 запитів. На особистому прийомі розглянуто 170 звернень громадян.

Всього виконано 152 тематичних запитів, з них 146 – з позитивним результатом, 111- на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію об’єктів житла та інших об'єктів;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;

- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права

  землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру -18, у тому числі 12 із позитивним результатом та 6 - з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

       У 2016 році читальний зал архівного відділу відвідали 5 користувачів. В користування користувачам було видано 38 справ 3-х архівних фондів.

       Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- Дослідження матеріалів про історію заснування шкіл № 4 та № 18 м. Біла Церква;

- Історія міста Біла Церква у 1944-1960 роках;

- Історія походження, присвоєння назв та перейменування вулиць міста Біла Церква;

- Перегляд статей, присвячених професору Павловському О.Г. у газеті «Ленінський шлях» за період з 1944 по 1991 рік;

- Підготовка сценарію святкування 70-річного ювілею ДЮСШ № 1. Період початку роботи школи з березня 1946 року по теперішній час;

- Виявлення відомостей про створення Державного підприємства «Київський обласний науково-виробничий центр стандартизації, метрології та сертифікації» у1960-х роках.

- Відомості про пам’ятники Великої Вітчизняної війни, які були перенесені до парку Слави;

- Виявлення відомостей щодо реабілітації мешканців м. Біла Церква у публікаціях в газеті «Ленінський шлях» за 1953-1960 роки.

У 2016 році була проведена 1 оглядова екскурсія «Історія архівного відділу. Основні положення роботи архівних установ. Користування документами архіву» для студентів  2-го курсу  Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну.

У 2016 році архівний відділ підготував 5 документальних виставок по сторінках газети «Ленінський шлях» до знаменних та пам'ятних подій, які експонувалися в холі архівного відділу.

Начальник архівного відділу

Н.В.Ніканорова