Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                                1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2013 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 6175 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - всього перевірено 4 установи списку

№ 1 – джерел формування НАФ, які зберігають 396 од.зб..

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» 9 установ списку № 1 – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  1 семінар-нараду з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у семінарі-нараді – 22 чол.;

 - 1 інформаційно-консультаційний семінар з керівниками підрозділів реєстраційної служби Білоцерківського міськрайонного управління юстиції на тему «Актуальні проблеми роботи архівних підрозділів та діловодних служб в установах»;

Взято участь у 6-ти нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2013 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації, проведено випробувальні роботи електрообладнання архівного відділу та опору ізоляції, послуг зв’язку, за забезпечення функціонування  веб-сайту архівного відділу Білоцерківської міської ради на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», проводилась заправка та ремонт картриджа принтера.

                                2. Забезпечення збереженості та державний облік

                                     документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2013 року проведено такі заходи:

- 02.07.2013 р. Білоцерківським РВ ГУ Державної служби НС  у Київській області проведено огляд стану пожежної безпеки  архівного відділу, установок пожежної сигналізації, систем оповіщення, первинних засобів пожежогасіння, електричних мереж і електрообладнання та опалювального устаткування ( ксерокопія довідки від 02.07.2013 № 128;

- в квітні 2013 року електромонтажною компанією ТОВ «Аркада-Електрик» проведено профілактичні випробування і заміри опору ізоляції електрообладнання та електромереж обслуговування систем пожежної сигналізації на суму 1207 грн. 50 коп.;

-  для обслуговування наявної пожежної сигналізації щомісячно виділяються кошти в сумі 850 грн.00 коп.;

- придбано 3 вогнегасники ВВК-2,0 на суму 711 грн. 00 коп.;

- проведено технічне обслуговування (діагностування) 3 вогнегасників ВВК-2,0 на суму 117 грн. 00 коп.;

- проведено 2  інструктажі з працівниками архівного відділу щодо питань пожежної безпеки згідно затвердженого графіку на 2013 рік: 13.03.2013 р. та 09.10.2013 р.                                                                                                                                            

- розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Білоцерківської міської ради на 2014 рік.

В архівному відділі станом на 01.01.2014 зберігається 26871од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 441 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 89 %.

В архівному відділі у 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 782 справи.

* Закартановано 615 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 6175 од. зб. ( 8 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  441 пог.м.

* Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 70   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 615 справ.

* Зашифровано 615 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 615 справ.

* Внесено 13 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 13 справ фондів.

* Внесено доповнення в 13 карток фонду – здійснено 13 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 13 фондів.

* Перескладено 4 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                                  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                                      до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2013 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 49 карток , перевірено 49 од.зб..

                                 4. Формування Національного архівного фонду.

                                     Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                                     документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                                     установ і організацій.

         Протягом 2013 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

         В архівний відділ у 2013 році на постійне зберігання прийнято 13 частин фондів, 615 справ управлінської документації постійного зберігання.

         На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 782 справи, погоджено: описи документів з особового складу на 944 справи, 9 номенклатур справ.

        Експертною комісією архівного відділу на 10 засіданнях схвалено:

         * 9 номенклатури справ установ списку № 1, 25 номенклатур справ списку № 2;

         * 18 положення про експертну комісію,18 положень про архівний підрозділ;

         * 13 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 782 од.зб;

         * 13 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 944 од. зб.;

         * 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного   

            архівного фонду установ списку № 1;

        *  2 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного

   архівного фонду установ списку № 2;

        *  9 інструкцій з діловодства.

Протягом  року здійснено 5 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 4 контрольних перевірки. Складено 5 актів про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 4 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 39 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2014 кількість установ – джерел формування НАФ становить 125, з них джерел комплектування архівного відділу – 37.

                                        5.  Використання інформації документів

                                             Національного архівного фонду.

         Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

        Протягом року надійшло 262 запитів. Виконано 262 запитів. На особистому прийомі розглянуто 223 звернень громадян.

        Всього виконано 262 тематичних запитів, з них 262 – з позитивним результатом, 195 на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію  об’єктів житла та соцкультпобуту;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

        Всього виконано запитів соціально-правового характеру -70, у тому числі 70 із позитивним результатом та 7 – з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

       У 2013 році читальний зал архівного відділу відвідали 5 користувачів. В користування користувачам було видано 213 справ  3-х архівних фондів.

       Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- наукові дослідження персоналії зі шпальт газети «Ленінський шлях» за 1983 рік;

- виявлення інформації по документах архіву про розвиток культури і спорту та створення спортивних шкіл в м. Біла Церква;

- виявлення інформації  по документах архіву з питань вивчення історії  друкованих видань міста Біла Церква;

- виявлення інформації по документах архіву для підготовки статей  по історії Білоцерківського національного аграрного університету;

 - разом із місцевим краєзнавцем Стародубом О.В. було опрацьовано архівні документи по фонду № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет за 1944-1975 роки за темою «Некрополі Білої Церкви».Створено тематичну добірку із 49 документів.

У 2013 році була проведена 1 оглядова екскурсія «Формування НАФ, основні поняття. Експертиза цінності, облік та забезпечення збереженості документів в архівному відділі» для студентів  4-го курсу  Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну.

В місцевій газеті «Замкова гора» було опубліковано 2 статті: «Історія міста в архівних документах» та «До уваги власників приватних архівних зібрань міста Біла Церква».

Начальник архівного відділу

Білоцерківської міської ради                                                 Н.В.Ніканорова