Підсумки роботи архівного відділу за 2017 рік

Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2017 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                                1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2017 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 2093 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - всього перевірено 1 установу списку № 1 – джерел формування НАФ, які зберігають 320 од.зб..

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  2 наради - семінари з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у нарадах - семінарах – 63 чол.;

Взято участь у 4-х нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2017 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано канцтовари тощо.

                                2. Забезпечення збереженості та державний облік

                                     документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2017 року проведено такі заходи:

- наказом начальника архівного відділу призначена особа, відповідальна за пожежну безпеку в архівному відділі;

- порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

- протягом року приватним підприємством «Фірма «ЕФ-ЕС МОНІТОРИНГ» проведено 5 перевірянь технічного стану системи ПС зі спрацюванням пожежних сповіщувачів;

- згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань пожежної безпеки в архівному відділі на 2017 рік, проведено 2 інструктажі.

Щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій переукладнений договір  на централізовану охорону приміщення архівного відділу на 2017 рік з приватним підприємством «Техно-Кобальт».

В архівному відділі станом на 01.01.2018 зберігається 28447 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 462 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2017 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 519 справи.

* Закартановано 299 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 2093 од. зб. ( 4 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  462 пог.м.

* Складено 4 аркуша та 4 акта перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено40   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 299 справ.

* Зашифровано 299 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 299 справ.

* Внесено 4 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 4 справ фондів.

* Внесено доповнення в 4 карток фонду – здійснено 4 записи.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2018 на 4 фонди.

* Перескладено 2 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                                  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                                      до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2017 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 299 карток , перевірено 108 од.зб..

                                4. Формування Національного архівного фонду.

     Експертиз цінності документів. Організація зберігання документів НАФ

                     в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2017 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ у 2017 році на постійне зберігання прийнято 4 частини фондів, 299 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 519 справи, погоджено: описи документів з особового складу на 549 справ, 6 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного відділу на 8 засіданнях схвалено:

         * 6 номенклатури справ установ списку № 1, 11 номенклатур справ списку

            № 2;

         * 4 положення про експертну комісію, 5 положень про архівний підрозділ;

         * 8 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 519 од.зб;

         * 8описів справ з кадрових питань (особового складу) установ списку №1 на                549 од.зб.;

            6 описів справ списку № 2 на 653 од.зб;

         * 6 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до               

            Національного архівного фонду установ списку № 1;

         * 7 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до   

            Національного архівного фонду установ списку № 2;

Протягом  року здійснено 4 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 3 контрольних перевірки. Складено 4 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 3 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 14 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2018 кількість установ – джерел формування НАФ становить 64, з них джерел комплектування архівного відділу – 38.

                                        5.  Використання інформації документів

                                             Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 131 запит. Виконано 126 запитів. На особистому прийомі розглянуто 120 звернень громадян.

Всього виконано 126 тематичних запитів, з них 124 – із позитивним результатом, 61- на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових   

   будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію    

  об’єктів житла та інших об'єктів;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які

  приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права

  землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру -5, у тому числі 4 із позитивним результатом та 1- з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

У 2017 році читальний зал архівного відділу відвідали 4 користувача. В користування користувачам було видано 43 справи 3-х архівних фондів.

Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- Дослідження матеріалів архівного відділу з історії започаткування кінотеатрів: «Россия», «Родина», «Супутник» (Заріччя), кінотеатр ім.. Шевченка (Вокзальна), кінотеатр ім.. Довженка для участі у конкурсі «Топоніміка та історія рідного краю»;

- Дослідження матеріалів архівного відділу з  історії створення та  розвитку хлібопекарської справи у місті Біла Церква;

- Історія походження, присвоєння назв та перейменування вулиць міста Біла Церква;

- Історія міста Біла Церква за період 1944-2011 роки; 

- Виявлення відомостей щодо середньорічної кількості студентів Технолого-економічного коледжу Білоцерківського національного аграрного університету за 1999-2007 роки, виявлення відомостей щодо деяких випускників коледжу за 1989-1991 роки; 

- Виявлення відомостей щодо роботи правоохоронних органів у місті Білій Церкві у післявоєнний період.

Проведено 2 екскурсії головним спеціалістом Державного архіву Київської області:

- 25 липня 2017 року у приміщенні Білоцерківського краєзнавчого музею відбулось відкриття виставки «Героїчне і трагічне в історії Київської області. Літопис подій», підготовленої Державним архівом Київської області до 85-річчя утворення Київщини;

- 19 жовтня 2017 року у приміщенні Білоцерківського краєзнавчого музею відбулось відкриття виставки «Київщина на картах XVI-XIX століття», підготовленої Державним архівом Київської області до 85-річчя утворення Київщини.

 У 2017 році архівний відділ підготував 4 документальних виставки по сторінках газети «Ленінський шлях», «Замкова гора» до знаменних та пам'ятних подій, які експонувалися в холі архівного відділу.

Начальник архівного відділу                                           

 Н.В.Ніканорова