Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї  діяльності.

                                                1. Основні організаційні заходи.

Підготовлених архівним відділом Білоцерківської міської ради і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня у 2014 році не було.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки, архівним відділом Білоцерківської міської ради проведено перевіряння наявності та стану документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Білоцерківської міської ради - всього перевірено 7405 од.зб., та перевіряння наявності та стану документів, що зберігають юридичні особи - всього перевірено 4 установи списку

№ 1 – джерел формування НАФ, які зберігають 212 од.зб..

З відповідальними за архів установ, підприємств, організацій – джерел комплектування архівного відділу було проведено:

-  1 семінар-нараду з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Взято участь у семінарі-нараді – 18 чол.;

 Взято участь у 6-ти нарадах, що проводились іншими установами.

В архівному відділі надаються платні послуги. За кошти, отримані у 2014 році проводилась оплата за обслуговування пожежно-охоронної сигналізації архівного відділу, послуг зв’язку, проводилась заправка та ремонт картриджа принтера, придбано 107 архівних коробок та канцтовари, передбачено кошти на обслуговування та забезпечення функціонування  веб-сайту архівного відділу Білоцерківської міської ради на сайті «Електронна мережа архівів Київщини».

                                2. Забезпечення збереженості та державний облік

                                     документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишилися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

Відповідно до  наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», архівним відділом Білоцерківської міської ради протягом 2014 року проведено такі заходи:

- наказом начальника архівного відділу від 02.01.2014 року № 1 призначена особа, відповідальна за пожежну безпеку в архівному відділі;

- порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розміщено на видному місті в усіх приміщеннях архівного відділу;

- згідно графіку проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з питань пожежної безпеки в архівному відділі на 2014 рік, проведено 2 інструктажі: 13.03.2014 р. та 09.10.2014 р.;

- в травні, вересні та листопаді 2014 року протипожежною компанією «Фірма «ЕФ-ЕС Моніторинг» проведена перевірка технічного стану системи ПС зі спрацюванням пожежних сповісників.

          Щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій заключений договір  на централізовану охорону приміщення архівного відділу на 2015 рік з приватним підприємством «Техно-Кобальт».

В архівному відділі станом на 01.01.2015 зберігається 27436 од.зб. постійного зберігання.

Загальна площа архівосховища складає 206,4 кв.м., протяжність стелажного обладнання 441 пог. м., ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

В архівному відділі у 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

* Підшито 637 справ.

* Закартановано 565 справ.

* Перевірено наявність та фізичний стан 7405 од. зб. ( 8 фондів).

* Знепилено картонажів, стелажів  441 пог.м.

* Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

* З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 80   

   коробок з документами.

* Проставлено штампи для шифрування на 565 справ.

* Зашифровано 565 справ постійного зберігання.

* Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 565 справ.

* Внесено 13 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

* Внесено доповнення в 13 справ фондів.

* Внесено доповнення в 13 карток фонду – здійснено 13 записів.

* Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 13 фондів.

* Перескладено 3 постелажних покажчика.

* Останній четвер кожного місяця в сховищі проводився санітарний день.

                                  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату

                                      до документів Національного архівного фонду.

В архівному відділі у 2014 році проводилась каталогізація по фонду № 1  Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет. Складено 105 карток , перевірено 24 од.зб..

                                 4. Формування Національного архівного фонду.

                                     Експертиз цінності документів. Організація зберігання

                                     документів НАФ в архівних підрозділах підприємств,

                                     установ і організацій.

         Протягом 2014 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

         В архівний відділ у 2014 році на постійне зберігання прийнято 13 частин фондів, 565 справ управлінської документації постійного зберігання.

         На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 637 справ, погоджено: описи документів з особового складу на 466 справ, 25 номенклатур справ.

        Експертною комісією архівного відділу на 10 засіданнях схвалено:

         * 10 номенклатури справ установ списку № 1, 15 номенклатур справ списку № 2;

         * 10 положень про експертну комісію,7 положень про архівний підрозділ;

         * 13 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 637 од.зб;

         * 13 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 466 од. зб.;

         * 10 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного   

            архівного фонду установ списку № 1;

        *  4 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного

   архівного фонду установ списку № 2;

        *  3 інструкцій з діловодства.

Протягом  року здійснено 4 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ та 3 контрольних перевірки. Складено 4 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів та 3 довідки про результати контрольних перевірок.

На постійно діючому семінарі-практикумі при архівному відділі надано 37 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів  підприємств, установ і організацій з таких питань:

- основні положення роботи архівів установ відповідно до «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»;

- розроблення положень про архівний підрозділ відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ органі державної влади, органі місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- розроблення положень про ЕК відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та подання для схвалення  до ЕК архівного відділу;

- питання упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи;

- вимоги до складання і оформлення номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-  впровадження в практику роботи установи ДСТУ-4163-2003;

- терміни зберігання документів на підприємстві, проведення експертизи цінності документів в установі;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, непередбачених «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та подання цих питань для схвалення  до ЕК архівного відділу.

Станом на 01.01.2015 кількість установ – джерел формування НАФ становить 125, з них джерел комплектування архівного відділу – 37.

                                        5.  Використання інформації документів

                                             Національного архівного фонду.

         Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі Білоцерківської міської ради залишилося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

        Протягом року надійшло 229 запит. Виконано 229 запит. На особистому прийомі розглянуто 134 звернень громадян.

        Всього виконано 171 тематичних запитів, з них 171 – з позитивним результатом, 107 на платній основі, а саме:

 - про наділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства установ, житлових будинків, гаражів, садово-городніх товариств;

- про затвердження актів Державної приймальної комісії про введення в експлуатацію  об’єктів житла та соцкультпобуту;

- про передачу приміщень та прийняття їх на баланс підприємствами і організаціями;

- про реєстрацію договорів купівлі-продажу підприємств міської комунальної власності, які приватизувались;
- про затвердження встановлених зовнішніх меж і визначення виду і  права землекористування;

- про затвердження нумерації будинків в зв’язку з перейменуванням вулиць;

- про надання земельних ділянок в оренду під розміщення кіосків і павільйонів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкому.

        Всього виконано запитів соціально-правового характеру -58, у тому числі 58 із позитивним результатом та 6 – з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів. Переважали запити соціально-правового характеру  про відрядження на ЧАЕС, про обрання депутатом Білоцерківської міської ради, про встановлення опіки, піклування та усиновлення, про перебування у дитячому будинку.

       У 2014 році читальний зал архівного відділу відвідали 7 користувачів. В користування користувачам було видано 149 справ  3-х архівних фондів.

       Тематика досліджень, які проводилися користувачами в архівному відділі:

- розвиток легкої промисловості м. Біла Церква у післявоєнні роки ( 1944-1949 рр.);

- розвиток промисловості м. Біла Церква в 1950-1960 роки;

- Біла Церква в роки Великої Вітчизняної війни;

- пам’ятники Великої Вітчизняної війни, які були перенесені до парку Слави;

- виявлення інформації по документах архіву для підготовки статті  з історії міського парку культури;

 - історія розбудови музично-драматичного театру ім. П.К.Саксаганського у післявоєнні роки.

У 2014 році була проведена 1 оглядова екскурсія «Історія архівного відділу. Основні положення роботи архівних установ. Користування документами архіву» для студентів  2-го курсу  Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну.

В місцевій газеті «Замкова гора» було опубліковано 2 статті: «Голодомор 1932-1933 рр. на Київщині мовою документів» (по документах Державного архіву Київської області) та «До відома керівників установ, підприємств і організацій».уваги власників приватних архівних зібрань міста Біла Церква».

Начальник архівного відділу

Білоцерківської міської ради                                                                           Н.В.Ніканорова